Whistleblowing

Al fine di tutelare tutti i dipendenti e/o collaboratori che segnalino illeciti di cui siano venuti a conoscenza nell’ambito delle proprie mansioni lavorative, è stata introdotta, nel Modello 231, la procedura whistleblowing, per la modalità di trasmissione della segnalazione con la garanzia della tutela della privacy, con le informazioni sul trattamento dei dati personali.

PROCEDURA PER LA MODALITÀ DI TRASMISSIONE DELLA SEGNALAZIONE

La Pellegrini è da sempre impegnata nel rispetto dei diritti, dei doveri e dei principi etici (di seguito, i “Principi”) e chiede uguale rispetto a tutti i suoi dipendenti, a qualsiasi interlocutore, sia esso un partner o un cliente o un fornitore, ai componenti degli organi sociali.

Al fine di meglio garantire il rispetto dei Principi, la Pellegrini ha adottato:

• il Codice Etico;
• il Modello di organizzazione, gestione e controllo exlgs. 231/2001;
• la Policy Anti-corruzione anche con inclusione dei reati di cui alla L. 190/2012;

e ha implementato il Modello 231/2001 con le misure whistleblowing di cui alla L. 30 novembre 2017, n. 179 (§ Capitolo 6 dell’Abstract scaricabile dalla pagina web https://www.gruppopellegrini.it/la-sostenibilita/codice-etico/).

La menzionata legge prevede che ciascuna società istituisca appositi canali informativi che consentano a qualsiasi persona segnalante (dipendente o non) di presentare, a tutela dell’integrità della stessa società, segnalazioni circostanziate di condotte illecite, rilevanti ai sensi del Modello 231/2001, con strumenti tali da tutelare l’identità del segnalante.

Scopo del presente documento è quello di rimuovere i fattori che possono ostacolare o disincentivare il ricorso all’istituto, quali i dubbi e le incertezze circa la procedura da seguire e i timori di ritorsioni o discriminazioni.

In attuazione della citata legge, Pellegrini ha, quindi, adottato le misure di whistleblowing atte a garantire che ciascun segnalante possa, mediante un canale confidenziale, informare la società qualora, in buona fede, creda che si sia verificato o si stia verificando o sia probabile che si verifichi un reato, un illecito e/o una condotta in violazione del Codice Etico, del Modello 231 e della Policy-Anticorruzione.

1. Fatti e atti che possono essere oggetto della segnalazione

Pellegrini sollecita e incoraggia le denunce volte a rendere evidenti comportamenti che possano compromettere la sua reputazione e onorabilità nel mercato e nei rapporti con i suoi dipendenti, Clienti e terzi in generale.

Non esiste una lista tassativa di irregolarità o reati che possono costituire l’oggetto di whistleblowing.

Sono considerate rilevanti le segnalazioni che riguardano condotte, rischi, irregolarità o reati, consumati o tentati, in danno dell’interesse della Pellegrini.

A titolo meramente esemplificativo, la segnalazione può riguardare azioni od omissioni, commesse o tentate:

• penalmente rilevanti
• poste in essere in violazione del Codice Etico, del Modello 231 o della Policy Anti-corruzione o di altre disposizioni interne sanzionabili in via disciplinare
• suscettibili di arrecare un pregiudizio patrimoniale alla Pellegrini
• suscettibili di arrecare un pregiudizio all’immagine alla Pellegrini
• suscettibili di arrecare un danno alla salute o sicurezza dei dipendenti o di terzi.

Pellegrini è tenuta a tutelare la reputazione di tutte le persone coinvolte, pertanto non ammette affermazioni false o vessatorie, meri sospetti o voci, lamentele di carattere personale o rivendicazioni.

Sono, infatti, fonte di responsabilità, in sede disciplinare e nelle altre competenti sedi, eventuali forme di abuso della procedura di whistleblowing, quali le segnalazioni manifestamente opportunistiche e/o eseguite al solo scopo di danneggiare il denunciato o altro soggetto, e ogni altra ipotesi di utilizzo improprio o intenzionale strumentalizzazione dell’istituto oggetto della presente procedura.

Pertanto, il segnalante che rappresenta in buona fede un fatto che crede illecito non sarà oggetto di nessuna ritorsione o discriminazione da parte della società. Colui che, invece, agisce per diffamare un’altra persona o, comunque, per rappresentare fatti infondati o in contrasto con il principio di buona fede sarà soggetto ad azioni disciplinari, oltre alle disposizioni penali e/o risarcitorie in caso di segnalazione calunniosa o diffamatoria, ai sensi del codice penale e dell’art. 2043 del codice civile.

Il whistleblowing non riguarda doglianze di carattere personale del segnalante o rivendicazioni e istanze che rientrano nella disciplina del rapporto di lavoro e/o nei rapporti con superiore gerarchico e/o colleghi, per le quali occorre fare riferimento alla disciplina e alle procedure di competenza.

2. Chi riceve la segnalazione

Le segnalazioni sono ricevute dal Presidente dell’Organismo di Vigilanza, il quale si impegna a inviare un primo riscontro al segnalante entro breve termine.

3. Modalità di trasmissione della segnalazione

Il segnalante piò inviare la propria segnalazione:

• in via cartacea al seguente indirizzo:

Pellegrini Spa – Via Lorenteggio 255 – 20152 Milano

Alla cortese attenzione del Presidente OdV – dott. Piero Calabrò

• via mail all’OdV all’indirizzo organismo.vigilanza@gruppopellegrini.it
• via mail al Presidente dell’OdV, dott. Piero Calabrò, all’indirizzo piero.calabro@legalmail.it

In alternativa, la Società mette a sua disposizione un apposito portale web al link https://whistleblowing.gruppopellegrini.it, realizzato al fine di tutelare l’anonimato del segnalante.  In questo caso il segnalante riceverà un codice identificativo univoco della segnalazione con il quale potrà dialogare in anonimato tramite la piattaforma informatica con il Presidente dell’Organismo di Vigilanza. Il segnalante deve ricordarsi di conservare con cura il codice identificativo univoco della segnalazione, in quanto, in caso di smarrimento, lo stesso non potrà essere recuperato o duplicato in alcun modo.

4. Contenuto della segnalazione

Il segnalante deve fornire tutti gli elementi utili per consentire di effettuare nei tempi più congrui le dovute verifiche e/o accertamenti, a riscontro della fondatezza dei fatti oggetto di segnalazione. Si richiede:

• una chiara e completa descrizione dei fatti oggetto di segnalazione
• se conosciute, le circostanze di tempo e di luogo in cui sono stati commessi
• se conosciute, le generalità o altri elementi (come la qualifica e il servizio in cui svolge l’attività) che consentano di identificare il soggetto/i che ha/hanno posto/i in essere i fatti segnalati
• l’indicazione di eventuali altri soggetti che possono riferire sui fatti oggetto di segnalazione
• l’indicazione di eventuali documenti che possono confermare la fondatezza di tali fatti
• ogni altra informazione che possa fornire un utile riscontro circa la sussistenza dei fatti segnalati.

5. Verifica della segnalazione

La gestione e la verifica sulla fondatezza delle circostanze rappresentate nella segnalazione sono affidate al Presidente dell’Organismo di Vigilanza, che vi provvede nel rispetto dei principi di imparzialità e riservatezza, effettuando ogni attività ritenuta opportuna, inclusa l’audizione personale del segnalante e di eventuali altri soggetti che possono riferire sui fatti segnalati.

Il Presidente dell’Organismo di Vigilanza riscontrerà tempestivamente e nelle forme più opportune, come per legge, tutte le segnalazioni.

Qualora la segnalazione risulti fondata, il Presidente dell’Organismo di Vigilanza, in relazione alla natura della violazione, provvederà a comunicare, per quanto di competenza, l’esito dell’accertamento:

• al Responsabile della struttura di appartenenza
• al Direttore del personale
• all’Autorità giudiziaria.

Tutti coloro che ricevono e/o sono autorizzati dal Presidente dell’Organismo di Vigilanza alla gestione/conservazione della segnalazione e dei correlati documenti sono tenuti a tutelare la riservatezza.

La violazione dell’obbligo di riservatezza è fonte di responsabilità disciplinare.

6. Identità del segnalante

Il segnalante può decidere di proporre l’informazione in modo anonimo, riservato o aperto.

La segnalazione anonima è quella priva dei dati anagrafici del segnalante e che, comunque, non contiene gli indispensabili elementi che consentono di identificarne l’autore.

La segnalazione riservata è quella riportante i dati anagrafici del segnalante, con la precisazione che nell’ambito di un eventuale procedimento disciplinare il segnalante non autorizza che propria identità sia rivelata, fatte salve le eccezioni di legge o qualora la conoscenza dell’identità del segnalante risulti assolutamente indispensabile alla difesa dell’incolpato, sempre che tale circostanza venga da quest’ultimo dedotta e comprovata in sede di audizione o mediante la presentazione di memorie difensive.

Ad eccezione delle ipotesi sopra descritte, in caso di segnalazione riservata, l’identità del segnalante è conosciuta esclusivamente dal Presidente dell’Organismo di Vigilanza e dai soggetti autorizzati dallo stesso alla ricezione e alla gestione della segnalazione.

La segnalazione aperta reca i dati anagrafici del segnalante, con la precisazione che nell’ambito di un eventuale procedimento disciplinare il segnalante autorizza che la propria identità sia rivelata.

Si precisa che, ad eccezione dei casi in cui sia configurabile una responsabilità a titolo di calunnia e di diffamazione ai sensi delle disposizioni del codice penale o dell’art. 2043 del codice civile e delle ipotesi in cui l’anonimato non è opponibile per legge (es. indagini penali, tributarie o amministrative, ispezioni di organi di controllo), l’identità del segnalante viene comunque protetta in ogni contesto successivo alla segnalazione.

Pertanto, fatte salve le eccezioni di cui sopra, l’identità del segnalante non può essere rivelata senza il suo espresso consenso e tutti coloro che ricevono o sono coinvolti nella gestione della segnalazione sono tenuti a tutelare la riservatezza di tale informazione.

7. Divieto di discriminazione del segnalante

Nei confronti del dipendente che effettua una segnalazione ai sensi della presente procedura non è consentita, né tollerata alcuna forma di ritorsione o misura discriminatoria, diretta o indiretta, avente effetti sulle condizioni di lavoro per motivi collegati direttamente o indirettamente alla denuncia.

Pellegrini si impegna a tutelare da eventuali intimidazioni e ritorsioni coloro che abbiano effettuato, in buona fede, una segnalazione.

Il dipendente che ritiene di aver subito una discriminazione per il fatto di aver effettuato una segnalazione di illecito deve dare notizia circostanziata dell’avvenuta discriminazione al Presidente dell’Organismo di Vigilanza che, valutata la sussistenza degli elementi, segnala l’ipotesi di discriminazione al Responsabile della struttura di appartenenza del dipendente autore della presunta discriminazione al fine verificare la fattispecie ed eventualmente ripristinare la situazione e/o rimediare agli effetti negativi della discriminazione.

8. Tutela della privacy

Gli eventuali dati personali e sensibili contenuti nella segnalazione, incluse quelle relative alla identità del segnalante o di altri individui, sono trattate nel rispetto del D.lgs. 196/2001, come modificato con il D.lgs. 101/2018, e del Regolamento UE 2016/679. Pellegrini, in qualità di Titolare del trattamento di dati personali, invita alla presa in visione dell’informativa sul trattamento dei dati personali disponibile al link:

https://www.gruppopellegrini.it/gestione-della-privacy-in-pellegrini/

 

INFORMAZIONI SUL TRATTAMENTO DEI DATI PERSONALI

In relazione al trattamento dei suoi dati personali e particolari (come definiti all’articolo 4, numeri 1) e 15), articoli 9 e 10, del Regolamento UE 2016/679, “Regolamento”) acquisiti in relazione alle segnalazioni di irregolarità descritte nella Policy Whistleblowing, effettuato da Pellegrini, Titolare del trattamento, nel rispetto della normativa vigente, intendiamo fornirle le informazioni di cui agli articoli 13 e 14 del Regolamento UE 2016/679.

1.  Origine dei dati personali.
I dati personali oggetto di trattamento sono forniti dai “segnalanti”, ossia coloro da cui ha origine la segnalazione, ai quali si aggiungono i dati che possono essere già nella disponibilità del Titolare e quelli acquisiti nell’ambito delle attività volte alla verifica della fondatezza della denuncia e di quanto in essa descritto, sempre nel rispetto delle disposizioni di legge.

2.  Finalità del trattamento.
I dati personali sono raccolti e trattati per finalità connesse o strumentali alle verifiche delle segnalazioni ricevute relativamente ad attività e/o comportamenti difformi dalle procedure in essere presso Pellegrini –, le quali possono riguardare: norme di Condotta professionale, principi di etica e/o comportamenti illeciti o fraudolenti riferibili a dipendenti, membri degli organi sociali o a terzi (Clienti, fornitori, consulenti, collaboratori), che possono determinare – in modo diretto o indiretto – un danno economico, patrimoniale e/o di immagine a Pellegrini.

3.  Modalità, logiche del trattamento e tempi di conservazione
Il trattamento è effettuato sia con l’ausilio di mezzi elettronici o comunque automatizzati, sia in modalità cartacea ed è svolto da Pellegrini direttamente o attraverso soggetti terzi appositamente incaricati.
I dati oggetto del trattamento saranno gestiti in modo da garantire la sicurezza e la riservatezza dei dati stessi con particolare riferimento ai dati del “segnalante” che di norma saranno protetti con l’anonimato, salvo i casi indicati dalla richiamata policy in presenza di segnalazioni calunniose e/o diffamatorie o presunte tali, ovvero i casi nei quali l’anonimato non sia opponibile per legge sia necessario/opportuno procedere ad informare le Autorità competenti.
I dati conferiti saranno trattati e conservati per un periodo di tempo non superiore a quello necessario agli scopi per i quali i dati sono stati raccolti o successivamente trattati. Decorso tale periodo i dati oggetto della segnalazione verranno archiviati e conservati per cinque anni.

4.  Categorie di soggetti ai quali i dati possono essere comunicati o che possono venirne a conoscenza in qualità di Responsabili esterni o di autorizzati.
Per il perseguimento delle finalità sopra indicate, Pellegrini demanderà la gestione della segnalazione all’Organismo di Vigilanza.
I suoi dati personali potrebbero essere trattati sia da soggetti individuate da Pellegrini come autorizzati, sia da Responsabili esterni ex art. 28. In entrambi i casi il Titolare impartirà le necessarie istruzioni ai Responsabili e ai soggetti autorizzati.

5.  Natura del consenso
Il conferimento dei dati personali da parte del segnalante è volontario, essendo, comunque, possibile la “segnalazione anonima”.

6.  Ulteriori Informazioni
Le segnalazioni non devono contenere dati non strettamente pertinenti e funzionali alla segnalazione stessa. Pellegrini provvederà a distruggere – fatti salvi i casi autorizzati dalla legge o da un provvedimento dell’Autorità Garante per la protezione dei dati personali – qualsiasi informazione ritenuta non strettamente necessaria alla gestione della segnalazione.

7.  Diritti dell’interessato
Lei, in qualità di interessato, ha facoltà di esercitare i diritti di cui agli articoli da 15 a 22 del Regolamento UE 2016/679.
In particolare, lei ha il diritto di chiedere a Pellegrini di accedere ai dati personali che la riguardano, di chiedere la rettifica o la cancellazione degli stessi o la limitazione del trattamento o di opporsi al loro trattamento, oltre al diritto alla portabilità dei dati.
Lei ha, altresì, il diritto di proporre reclamo all’Autorità di controllo (il Garante per la Protezione dei Dati).

8. Titolare del trattamento
Il titolare del trattamento ai sensi degli articoli 4, numero 7), e 24 del Regolamento UE 2016/679, è Pellegrini con sede in via Lorenteggio, 255 (20152 Milano). Oltreché presso la sede legale, il titolare può essere contattato inviando una email all’indirizzo di posta elettronica privacy@gruppopellegrini.it.